Definition - Offene Posten:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was sind offene Posten? 

Von offenen Posten spricht man in der Buchhaltung, wenn Forderungen oder aber auch Verbindlichkeiten noch nicht beglichen wurden und somit "offen" sind. Je nachdem aus welchen Blickwinkel man die Sache betrachtet, können offene Posten sowohl auf der Kreditorenseite bestehen als auch auf der Debitorenseite. Spricht die Kreditorenbuchhaltung von offenen Posten, meint sie, dass das Unternehmen noch Rechnungen zu bezahlen hat. Für die Debitorenbuchhaltung sind die offenen Posten die Rechnungen, die vom Kunden noch nicht beglichen wurden.

Egal ob Kreditoren- oder Debitorenseite, sobald eine Rechnung eingebucht wird, jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt beglichen wird, entsteht somit ein offener Posten. Dieser offene Posten wird erst mit Bezahlung der Rechnung ausgeglichen. 

In der Buchhaltung nennt man die Summe aller offenen Posten den OP-Saldo, also den Offenen-Posten-Saldo. Die Aufstellung sämtlicher offener Posten bezeichnet man als OP-Liste oder auch als OPOS-Liste, OPOS, OPs oder oPL bzw. OPL.

2. Was sagen die offenen Posten aus? 

Man sollte seine offenen Posten genauestens im Blick haben, da diese eine Menge über die Liquidität eines Unternehmens aussagen. Je höher die offenen Posten eines Unternehmens sind, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Zahlungsengpässen kommen kann. Im Umkehrschluss kann man davon ausgehen, dass eine geringere Anzahl von offenen Posten für eine positive Liquidität spricht. Das Verhältnis der offenen Posten auf der Kreditorenseite sowie auf der Debitorenseite sollte außerdem ausgeglichen sein. Das bedeutet: 

Zahlt ein Unternehmen seine Kreditorenrechnungen stets pünktlich, mahnt seine Debitorenrechnungen aber immer erst zu spät beim Kunden an und wartet somit lange auf einen Geldeingang, kann es langfristig gesehen zu Liquiditätsproblemen kommen. 

3. Die Behandlung von offenen Posten in der Praxis

In der Praxis unterscheidet man in der Buchhaltung zwischen der sogenannten Offenen-Posten-Verwaltung und der Offenen-Posten-Buchhaltung. Die einzelnen Aufgaben dieser Abteilungen sind: 

a. In der Offene-Posten-Verwaltung

  Die Offene-Posten-Verwaltung überwacht die offenen Rechnungen auf ihre Fälligkeit hin. Hierbei erfolgt keine Buchung auf den Buchhaltungskonten. Je nachdem, ob Kreditoren- oder Debitorenseite, gibt die Offene-Posten-Verwaltung der Buchhaltung Bescheid, dass eine Rechnung zur Zahlung angewiesen werden soll bzw. mahnt seine Kunden an und legt sich die offene Rechnung auf Wiedervorlage, bis die entsprechende Rechnung ausgeglichen wurde.

b. In der Offene-Posten-Buchhaltung

Die Offene-Posten-Buchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung, die auf den Personenkonten bucht. Hierbei werden sämtliche Rechnungen auf ihre Korrektheit überprüft, erfasst und auf die jeweiligen Personenkonten übertragen. Bei Bezahlung oder Verrechnung nimmt die Offene-Posten-Buchhaltung eine weitere Buchung vor, sodass die entsprechenden Positionen ausgeglichen sind.

4. Bedeutung für die tägliche Praxis 

Für ein Unternehmen ist die Verwaltung seiner offenen Posten von äußerster Wichtigkeit, um für ausreichende Liquidität zu sorgen. Vor allem die Balance zwischen Bezahlung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist entscheidend. 

Somit gilt es für einen Selbständigen stets ein Auge darauf zu werfen und die offenen Posten in den quartierlichen und jährlichen Abschlüssen intern doppelt zu gewichten. Denn sonst können offene Posten ein Bild zu sehr verfälschen.