Definition - X-Rechnung:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist eine X-Rechnung? 

Die X-Rechnung ist ein europaweiter Standard für elektronische Rechnungen. Vor allem zur Übersendung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber werden die X-Rechnungen genutzt. Das ist seit April 2020 möglich.

Entwickelt wurde dieser Standard innerhalb der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung, um elektronische Rechnungen bundesweit zu vereinheitlichen und ein konformes Verfahren zu schaffen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, koordiniert den Standard X-Rechnungen.

2. Vorgaben der EU

Die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist europaweit angestiegen. Da aber auch die grenzüberschreitende Rechnungsstellung aufgrund des zunehmenden Welthandels immer weiter ansteigt, wurde das Europäische Komitee für Normung, kurz CEN, von der Europäischen Union damit beauftragt, einen einheitlichen Standard für alle EU-Mitgliedstaaten zu schaffen.

Damit sollte der grenzübergreifende elektronische Rechnungsverkehr für öffentliche Aufträge erheblich vereinfacht werden.  

In Deutschland hat die KoSIT zusammen mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, kurz BMI, die Organisation für die Umsetzung der europäischen Vorgaben übernommen. 

3. Wie funktioniert der Standard X-Rechnung?

Die X-Rechnung ist ein auf Zeichen basierendes (semantisches) Datenmodell auf der Grundlage von XÖV (XML in der öffentlichen Verwaltung). XÖV wiederum basiert auf der Syntax von XML (Extensible Markup Language) sowie den jeweiligen Codelisten und Prozessen von XML.

4. Was ist die CIUS X-Rechnung? 

Die Richtlinie der EU lässt ihren Mitgliedsstaaten ein wenig Handlungsspielraum hinsichtlich der organisatorischen, rechtlichen und technischen Umsetzung der elektronischen Rechnungen, sofern diese nicht der europäischen Norm oder deren Vorgaben widersprechen.

Ziel ist, dass die elektronischen Rechnungen europaweit versendet, empfangen und verarbeitet werden können. Die nationale Umsetzung der CEN-Norm bezeichnet man als CIUS. Das steht für Core Invoice Usage Specification. 

5. Alternativen zur X-Rechnung

Es gibt aber auch noch andere Dateiformate, die zur elektronischen Rechnungsstellung zugelassen sind. Voraussetzung dafür ist aber, dass diese konform zur X-Rechnung und somit auch konform zum europaweiten Standard sein müssen.

Eine elektronische Rechnung gilt als konform, wenn nur Informationselemente aus dem semantischen Datenmodell der X-Rechnung verwendet werden und sie im XML-Format ausgestellt, versendet und empfangen werden kann.

Ein Beispiel für ein entsprechendes Dateiformat, das alternativ zur X-Rechnung genutzt werden kann, ist ZUGFeRD.

Versendet man nur eine Office-Datei, eine einfache PDF-Datei oder aber auch beispielsweise eine PDF-Datei mit eingebettetem XML als Rechnung, so ist diese nicht konform zum Standard X-Rechnung und kann somit auch nicht als elektronische Rechnung nach europäischen Vorgaben anerkannt werden.

6. Bedeutung für die tägliche Praxis und Zusammenfassung 

X-Rechnungen sind ein europaweiter Standard zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Ein weiteres Dateiformat, welches als konform zu den X-Rechnungen gilt, ist ZUGFeRD.

Auf der Internetseite der Koordinationsstelle für IT-Standards (KoSIT) findet man die aktuell gültige Version der X-Rechnung.

Es ist davon auszugehen, dass elektronisch standardisierte Rechnungen nicht nur bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern zum Standart werden. Wir sind von daher bestrebt Sie als Selbständigen dabei zu unterstützen und Ihnen Software-Lösungen zu liefern, mit denen dies spielend leicht umzusetzen ist.