Definition - Teilrechnung:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist eine Teilrechnung?

Wie der Name schon sagt, werden bei der Teilrechnung nur Teile einer bestimmten Lieferung oder Dienstleitung in Rechnung gestellt. So zum Beispiel bei längerfristigen Projekten. Das hat den Hintergrund, dass so bereits geleistete "Teile" auch zeitnah beglichen werden und muss natürlich vorab mit dem Kunden vereinbart werden.

Allerdings wird die Bezeichnung Teilrechnung eher umgangssprachlich verwendet. Korrekterweise handelt es sich um eine Teilschlussrechnung, da sie buchhalterisch gesehen wie eine Schlussrechnung behandelt wird. Wichtig ist hierbei, dass die Lieferung oder Leistung, die abgerechnet wird, bereits erbracht wurde.

2. Wann erstellt man eine Teilrechnung?

Eine Teilrechnung ist immer dann sinnvoll, wenn: 

a. mit dem Kunden ein Vertrag über eine längerfristige Leistung, die über mehrere Monate oder Jahre geht, wie zum Beispiel bei größeren Projekten geschlossen wird oder 

b. mit dem Kunden eine umfangreiche Lieferung, die in bestimmte Teilen oder Intervallen erfolgt, vereinbart wurde. 

Das hat den Vorteil, dass der Unternehmer nicht bis zur endgültigen Fertigstellung seiner Lieferung oder Leistung auf sein Geld zu warten braucht. 

3. Was ist der Unterschied zur Abschlagsrechnung?

Teilrechnung und Abschlagsrechnung werden häufig miteinander verwechselt. Der wesentliche Unterschied jedoch besteht darin, dass bei der Teilrechnung nur "Teile" in Rechnung gestellt werden, die tatsächlich bereits erbracht wurden. Die Abrechnung der Abschlagsrechnung hingegen erfolgt in prozentualen Anteilen der Gesamtsumme. D. h., die Bezahlung findet vor der tatsächlichen Leistung statt. Dieses Prozedere wird vor allem im Immobilien- und Baugewerbe angewandt. 

4. Wie werden Teilrechnungen steuerrechtlich behandelt? 

Auch steuerlich gesehen macht es einen wesentlichen Unterschied, ob es sich um eine Teilrechnung oder eine Abschlagsrechnung handelt. 

Denn auch hier gilt, die Umsatzsteuer wird erst fällig, nachdem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Während man bei der Abschlagsrechnung die Umsatzsteuer abführen muss, obwohl entsprechende Leistung noch gar nicht erbracht wurde. 

5. Wie muss eine Schlussrechnung aussehen?

Die Teilrechnung muss alle Voraussetzungen nach dem Umsatzsteuergesetz erfüllen wie eine normale Rechnung. Es wird lediglich in der Betreffzeile die Angabe "Teilrechnung Nr. XX zur Rechnungsnummer XXX" gemacht. Ansonsten kann der übliche Rechnungsvordruck verwendet werden. 

6. Wie verhält es sich bei Teilrechnungen mit der Schlussrechnung?

Erstellt man Teilrechnungen, benötigt man abschließend auch eine Schlussrechnung. Auf der Teilrechnung wird der Gesamtrechnungsbetrag ausgewiesen und die Teilsumme davon subtrahiert. Nach der Schlussrechnung muss der Saldo null betrage

7. Bedeutung für die tägliche Praxis

Nimmt man Aufträge an, deren Lieferung oder Leistung über eine längere Zeitspanne erfolgt, ist es sinnvoll Teilrechnungen zu erstellen, um die Vergütung des Auftrages nicht erst nach vollständiger Erbringung zu erhalten. Allerdings muss das unbedingt im Voraus mit dem Kunden abgeklärt werden. 

Teilrechnungen werden immer dann erstellt, wenn die Lieferung oder Leistung auch tatsächlich erbracht wurde. Aus diesem Grund unterscheidet sie sich von der Abschlagsrechnung und darf auch nicht mit solcher verwechselt werden. 

Gebucht wird die Teilrechnung wie eine normale Rechnung.