Definition - Stornorechnung:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist eine Stornorechnung? 

Wird eine Rechnung falsch ausgestellt, so muss sie korrigiert werden. Das geschieht mittels der Stornorechnung. Sie wird deshalb auch als Korrekturrechnung, Rechnungskorrektur oder auch buchhalterisch als Gutschrift bezeichnet. Wobei man aufpassen muss. Streng genommen handelt es sich bei einer Stornorechnung nicht um eine Gutschrift.

Fehler können immer passieren. Auch bei der Rechnungsstellung. Wichtig ist nur, dass diese auch behoben werden. Der Kunde hat sogar einen rechtlichen Anspruch auf eine Stornorechnung, wenn fehlerhafte Angaben oder Summen auf der Ursprungsrechnung gemacht wurden, da eine Eingangsrechnung nicht selber korrigiert werden darf.

2. Wann wird eine Stornorechnung benötigt? 

Aber nicht nur bei fehlerhafter Rechnungsstellung kann der Kunde eine Stornorechnung verlangen. Auch wenn die Pflichtangaben einer Rechnung fehlen oder eine Ware bzw. Dienstleistung nicht vollständig oder mangelhaft geliefert oder geleistet wurde.

Beispiele für eine fehlerhafte Rechnungsstellung sind u. a. die Angabe eines falschen Leistungsdatums oder Mehrwertsteuersatzes sowie die Nennung eines falschen Rechnungsbetrages.

Die Pflichtangaben, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen, gibt das Umsatzsteuergesetz (UStG) vor. Das sind vor allem die Angaben des Rechnungsstellers, aber auch Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Angaben zur Leistung und der Abrechnung. 

Des Weiteren muss die in Rechnung gestellte Ware oder Dienstleistung der tatsächlich gelieferten Ware oder geleisteten Dienstleistung entsprechen. Andernfalls kann der Kunde auch hier eine Stornorechnung bzw. eine Rechnungskorrektur verlangen.

3. Wie storniert man eine Rechnung? 

Das kommt darauf an, ob die Zahlung bereits gebucht wurde oder nicht. Wurde die Zahlung noch nicht gebucht, ist der Vorgang wesentlich einfacher. 

Wurde die Zahlung noch nicht im System verbucht, geht man bei der Stornierung folgendermaßen vor: 

Hierbei hat man zwei Möglichkeiten. Entweder kontaktiert man den Kunden und bittet ihn, die fehlerhafte Rechnung zu entsorgen und stellt ihm eine neue Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer aus oder man lässt dem Kunden ein Berichtigungsdokument zukommen, dass zusammen mit der Rechnung abgelegt werden muss. Aus der Berichtigung muss genau hervorgehen, um welchen Fehler es sich auf der Ursprungsrechnung handelt.

Wurde die Zahlung bereits im System verbucht, sieht der Vorgang so aus: 

Wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde, darf sie nicht mehr abgeändert werden. Eine Stornorechnung ist deshalb unerlässlich. Diese Stornorechnung muss auch im System erfasst werden, sodass die ursprüngliche Rechnung wieder ausgeglichen ist. Eine neue Rechnung kann nun erstellt werden. Diese muss dann eine neue Rechnungsnummer erhalten.

4. Wie muss die Stornorechnung aussehen? 

Auf der Stornorechnung müssen die gleichen Pflichtangaben nach UStG wie auf der ursprünglichen Rechnung gemacht werden. Weiter muss die Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung genannt werden, damit die Stornorechnung entsprechend zugeordnet werden kann. 

5. Bedeutung für die tägliche Praxis 

Wurde eine Rechnung falsch ausgestellt, Pflichtangaben fehlen oder die Lieferung bzw. Leistung war mangelhaft, muss eine Stornorechnung erstellt werden. Nicht nur, weil der Kunde einen gesetzlichen Anspruch darauf hat, sondern auch, weil die Buchführung korrekt sein muss. 

Fehler können immer passieren. Jedoch sollte man bei der Rechnungslegung stets größte Sorgfalt walten lassen, da die Stornierung einer Rechnung mit zusätzlichem Mehraufwand verbunden ist.