Definition - Rechnung:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist eine Rechnung?

Die Rechnung wird auch Faktura genannt. Sie ist ein Dokument, welches die Abrechnung zwischen dem Verkäufer einer Ware oder Dienstleistung und dem Kunden regelt und ihn über den ggf. noch ausstehenden Betrag informiert.

Grundlage für die Rechnungsstellung ist das Umsatzsteuergesetz. 

2. Pflichtangaben einer Rechnung

Um eine Rechnung, die auch vom Finanzamt anerkannt wird, korrekt auszustellen, müssen folgende Angaben enthalten sein:

- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers 
- bei innergemeinschaftlichen Leistungen zusätzlich die Umsatzsteuer-ID des Empfängers
- Leistungsdatum
- kurze Beschreibung der erbrachten Leistung (Art, Menge/Anzahl)
- Nettosumme
- ggf. Skonti, Boni oder Rabatte
- Steuersatz (7 % / 19 %) und Steuerbetrag
- Bruttosumme

Üblicherweise werden noch zusätzliche Angaben gemacht, die aber nicht verpflichtend sind: 

- Kundennummer
- Telefonnummer und E-Mailadresse
- Bankverbindung 
- Zahlungsfrist 

3. Besonderheiten

Das Umsatzsteuergesetz kennt zwei Sonderfälle. Dabei handelt es sich um die Kleinunternehmer-Rechnung sowie die Kleinbetragsrechnung. Im Folgenden werden diese näher erläutert. 

a. Die Kleinunternehmer-Rechnung
Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug und im aktuellen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro, haben die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Die besagt, dass der Unternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Er darf demnach aber auch nicht die Vorsteuer abziehen. Das bedeutet, er ist umsatzsteuerbefreit. Also darf er dem Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. 

Aus diesem Grund stellt der Kleinunternehmer nur Nettorechnungen aus. Er muss aber den Vermerk über die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auf seiner Rechnung machen. 


b. Die Kleinbetragsrechnung
Übersteigt der Rechnungsbetrag inklusive der Umsatzsteuer nicht mehr als 250 Euro, darf die Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden. Das Besondere an ihr ist, dass auf ihr deutlich weniger Angaben als auf einer normalen Rechnung gemacht werden müssen. 

Verpflichtend bei der Kleinbetragsrechnung sind:

- Rechnungsdatum
- Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers 
- Art, Menge/Anzahl der Leistung
- Steuersatz (7 % / 19 %)
- Bruttosumme

Rechnungsnummer, Steuernummer, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers sowie die Nettosumme dürfen weggelassen werden. 

4. Bedeutung für die tägliche Praxis und Zusammenfassung

Rechnungen aus dem Ausland oder Rechnungen, bei denen der Empfänger im Ausland sitzt, enthalten keine Umsatzsteuer. Hier greift die umgekehrte Steuerschuld (engl. reverse charge), bei welcher der Empfänger der Leistung die Umsatzsteuer entrichten muss. 

Da die Kleinunternehmerreglung nur in Deutschland Gültigkeit besitzt, müssen Kleinunternehmer, die mit dem Ausland Handel betreiben, ebenfalls eine Umsatzsteuer-ID beantragen und diese auf der Rechnung ausweisen. 

Rechnungen können per Post oder elektronisch (z. B. per E-Mail) versendet oder bereit gestellt werden. 

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt zehn Jahre.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr, wie man eine Rechnung richtig digital erstellt.