Definition - Nutzungsentnahme:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist eine private Nutzungsentnahme?

Der Begriff private Nutzungsentnahme stammt aus der kaufmännischen Buchführung sowie aus dem Steuerrecht. Um den Begriff näher erläutern zu können, sollte man zuerst wissen, was Entnehmen im Rechnungswesen bedeuten.

Alles, was ein Unternehmer aus seinem Unternehmen "raus" nimmt, wie Geld, Waren, Rohstoffe, Leistungen oder die Benutzung von Vermögensgegenständen, bezeichnet man als Entnahme. Die Nutzungsentnahme ist demnach eine Unterkategorie der Entnahme. 

Private Nutzungsentnahme bedeutet, dass nicht die Vermögensgegenstände eines Unternehmens an sich, sondern nur dessen Benutzung zu privaten sowie betriebsfremden Zwecken entnommen werden.

2. Typische Beispiele für Nutzungsentnahmen 

Beispiel:

Ein Beispiel für die Nutzungsentnahme ist die private (Mit-)Nutzung eines zum Betriebsvermögen angehörenden Smartphones.

Ein weitaus häufigeres und bekannteres Beispiel stellt die private Nutzung eines firmeneigenen Pkws dar. Hierbei gibt es zweierlei Möglichkeiten die Nutzung korrekt zu bewerten und zu erfassen.

Möglichkeit 1:
Es muss ein Fahrtenbuch geführt und jede Fahrt dokumentiert werden. 
Erfahren Sie hier, wie Sie ein automatisches, digitales Fahrtenbuch führen können.

Möglichkeit 2:
Für Fahrzeuge, die mehr als 50 % zu dienstlichen Zwecken genutzt werden, besteht die Option der 1-Prozent-Regelung. Bei dieser Variante wird pro Monat 1 % des Fahrzeugpreises einschließlich Umsatzsteuer als Wert angesetzt. 

Rechenbeispiel:
Der Unternehmer Ingo Mustermann erwirbt für sein Unternehmen, die Ingo Mustermann GmbH einen neuen PKW. An dem Tag, wo der PKW zugelassen wird, beträgt der Fahrzeugpreis 50.000 Euro. Er hat vor, das Fahrzeug sowohl dienstlich als auch privat zu nutzen, für dienstliche Fahrten jedoch mehr als zu 50 % und nimmt die 1-Prozent-Regelung in Anspruch. 1 % von 50.000 Euro sind 500 Euro. Worauf noch die Umsatzsteuer gerechnet werden muss. Da aber zum Beispiel für die Versicherung des Pkws keine Umsatzsteuer berechnet wird, kann er hier noch einmal eine Pauschale von 20 % abziehen. Also 500 Euro weniger 20 % macht 400 Euro. Nun kommen noch die 19 % Umsatzsteuer, also 76 Euro dazu. Das ergibt eine Gesamtsumme von 476 Euro. Somit sind also 476 Euro als Nutzungsentnahme zu buchen. 

Man nennt das einen geldwerten Vorteil. Dieser geldwerte Vorteil wird zum Bruttogehalt des Nutzers, aus unserem Beispiel zu dem von Herrn Mustermann, hinzuaddiert. Dieser muss die private Nutzung, den geldwerten Vorteil bei seiner nächsten Einkommenssteuererklärung mit angeben.

3. Die korrekte Verbuchung der Nutzungsentnahme 

Rechtsgrundlage für die korrekte Handhabe von Nutzungsentnahmen sind das Einkommenssteuer- und das Umsatzsteuergesetz. 

In der Buchführung wird die Nutzungsentnahme folgendermaßen verbucht:

- Sollseite
auf dem Passivkonto "Privatentnahmen allgemein"

- Habenseite
auf dem Ertragskonto "Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens"

- Habenseite
auf dem Passivkonto "Umsatzsteuer" 

4. Bedeutung für die tägliche Praxis

Verwendet ein Unternehmer oder einer seiner Angestellten Vermögensgegenstände, die zum Unternehmen gehören für betriebsfremde oder private Zwecke, handelt es sich um eine steuerlich relevante, private Nutzungsentnahme.

Die private Nutzung der betrieblichen Vermögensgegenstände ist umsatzsteuerpflichtig. Achten Sie deswegen darauf, dass Sie Ihre betrieblichen Assets stets für den betrieblichen Zweck verwenden. Sollte eine private Nutzung unumgänglich sein, dass sollten Sie diese Nutzung klar und nachvollziehbar dokumentieren.

Dank moderner Software-Lösungen, kann diese Dokumentation auch automatisiert stattfinden. Schauen Sie sich dazu unter Empfehlungen um.