Definition - Mahnung:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung, auch kaufmännische Mahnung genannt, ist eine Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, eine bereits fällige Forderung zu bezahlen. Das kann eine Rechnung oder eine wiederkehrende Leistung, wie zum Beispiel die Miete sein.

Dass eine Rechnung nicht bezahlt wird, muss nicht einmal böswillig sein. Im hektischen Büroalltag kann es schließlich schon mal vorkommen, dass eine Rechnung vergessen wird zu überweisen oder nicht mehr auffindbar ist. Deswegen versenden Unternehmen an ihre Kunden meist erst einmal eine oder mehrere Mahnungen, bevor sie rechtliche Schritte einleiten oder ein Inkassounternehmen damit beauftragen, die offene Summe einzutreiben.

2. Mahnstufen

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wie viele Mahnungen versendet werden müssen, bevor ein Inkassoservice oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden darf.

Üblicherweise wird es so gehandhabt, dass zuerst eine Zahlungserinnerung an den Kunden rausgeht. Erhält man darauf keine Reaktion vom Kunden, versendet man die erste Mahnung und beginnt somit den Mahnlauf. 

Hat man daraufhin immer noch keinen Zahlungseingang vom Kunden zu verzeichnen, verschickt man die zweite Mahnung an den Kunden, um ihm einen weiteren Zahlungsaufschub zu gewähren. Das ist allerdings reine Kulanz des Unternehmens und keine Pflicht.

Und da dieses auch an sein Geld denken muss, ist meist die dritte Mahnung auch die letzte Mahnung, die der Kunde unbedingt ernst nehmen sollte, da weitere Schritte sehr teuer für ihn werden können. 

3. Mahnung - Inhalt und Form

Auch für die Form einer Mahnung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Sie kann per E-Mail oder per Post zugestellt oder aber auch mündlich ausgesprochen werden.

Was den Inhalt der Mahnung betrifft, sollten aber folgende Angaben enthalten sein: 

- Datum, Name und Anschrift des Gläubigers sowie des Schuldners
- Rechnungsnummer, ggf. auch die Lieferscheinnummer
- Fälligkeit der Rechnung
- Summe der noch ausstehenden Zahlung

Mit jeder Mahnung darf der Gläubiger dem Schuldner Verzugskosten oder Mahnkosten genannt, berechnen. Üblich sind Beträge zwischen 1,95 € und 5 €. Sie können aber auch höher ausfallen. Das liegt im Ermessen des Gläubigers. Hierzu gibt es ebenfalls keine gesetzliche Vorgabe. 
Außerdem darf der Gläubiger zusätzlich Verzugszinsen in Rechnung stellen. Die Höhe des Basiszinssatzes legt die Bundesbank fest.

4. Verjährung und rechtliche Grundlagen

Die Verjährungsfrist für offene Forderungen beträgt drei Jahre. Hat der Gläubiger seine Forderung durch ein gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren rechtskräftig tituliert, erhöht sich die Frist auf dreißig Jahre.

Die rechtliche Grundlage für Mahnungen, Verzugsschaden und -zinsen sowie Verjährung bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). 

5. Bedeutung für die tägliche Praxis 

Die Bedeutung der Abteilung Mahnwesen in einem Unternehmen ist nicht zu unterschätzen. Wenn Rechnungen zu spät oder gar nicht bezahlt werden, kann das auf Dauer fatale Folgen haben. Von Entlassungen der Mitarbeiter bis hin zur Insolvenz. Deswegen ist es äußerst wichtig, seine Forderungen im Blick zu haben und darauf zu achten, dass diese zeitnah bezahlt werden.

Ist man als Unternehmen in solch einer Situation und ein Kunde reagiert partout nicht auf seine Mahnungen, sollte man sich nicht scheuen, einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides zu stellen. Erst recht, wenn es um eine größere Summe geht. Halten Sie als Selbständiger daher stets ein Ihr Mahnwesen im Fokus oder nutzen Sie Factoring-Anbieter, mehr unter Empfehlungen.