Definition - Mahnstufen:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was sind Mahnstufen? 

Als Mahnstufen bezeichnet man die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte im Zuge eines Mahnverfahrens, welche Anzahl und Ausmaß der Mahnung festlegen. Dieses Vorgehen wird auch außergerichtliches Mahnverfahren genannt und setzt ein, sobald es innerhalb einer Vertragsbeziehung zu Fristversäumnissen eines Kunden kommt. Die einzelnen Eskalationsschritte des außergerichtlichen Mahnverfahrens sind somit die Mahnstufen.

2. Gibt es gesetzliche Vorgaben zu den Mahnstufen?

Nein, es gibt keine gesetzliche Regelung zur Anzahl der Mahnstufen. Im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist lediglich geregelt, wann ein Schuldner in Verzug gerät. Es ist also eine private Sache, wie man die Mahnstufen seiner Schuldner definiert. 

3. Was ist das dreistufige Mahnverfahren?

Es gibt zwar keine gesetzlichen Vorgaben für die korrekte Anzahl der Mahnstufen, in der Praxis hat sich jedoch das dreistufige Mahnverfahren durchgesetzt. Oft geht sogar noch eine Zahlungserinnerung voran, in der der Kunde freundlich daran erinnert wird, dass er seit einigen Tagen mit der Zahlung in Verzug ist.  

Reagiert der Kunde auf diese Zahlungserinnerung nicht, erhält er die erste Mahnung. Diese wird meist ohne eine Mahngebühr ausgestellt und fordert den Kunden auf, die Zahlung schnellstmöglich ggf. innerhalb einer bestimmten Frist von wenigen Tagen zu begleichen. 

Lässt der Schuldner diese Frist ungenutzt verstreichen, erhält er die zweite Mahnung. Bei dieser Mahnung ist es üblich, dem Kunden eine Mahngebühr sowie Verzugszinsen zu berechnen. 

Die dritte Mahnung ist oftmals auch die letzte Mahnung. Hier droht der Gläubiger dem Schuldner meist mit einem gerichtlichen Mahnverfahren. Ob diese Androhung bei der ersten oder erst bei der letzten Mahnung ausgesprochen wird, ändert nichts an der Rechtslage. Jedoch gehen die meisten Unternehmen der Kulanz halber den Weg des dreistufigen Mahnverfahrens, um das Geschäftsverhältnis zu dem Kunden nicht vorschnell zu gefährden. 

Im Überblick:

1. Mahnstufe
Aufforderung zur Zahlung. In der Regel ohne Mahngebühr.

2. Mahnstufe
Erneute Zahlungsaufforderung. Üblicherweise mit Mahngebühr und Verzugszinsen verbunden. 

3. Mahnstufe
Die Androhung des gerichtlichen Mahnverfahrens. 

Kommt es dann zu einem gerichtlichen Mahnverfahren, gibt es keine Mahnstufen mehr. Man unterscheidet hierbei nur zwischen dem Mahnbescheid und der Klage im Zivilverfahren.

4. Gibt es bei den Mahnstufen einen Unterschied zwischen Verbrauchern und Geschäftskunden? 

In der Regel tritt der Verzug für Geschäftskunden auch ohne Mahnung, nämlich 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung ein. Das ist bei Privatkunden nur der Fall, wenn das vorab vereinbart war und aus der Rechnung hervorgeht. Andernfalls setzt das Mahnverfahren ein. 

5. Bedeutung für die tägliche Praxis und Zusammenfassung 

Zu der Anzahl der erforderlichen Mahnstufen gibt es keine gesetzliche Regelung. Jedoch ist es aus Kulanz dem Kunden gegenüber üblich, das dreistufige Mahnverfahren anzuwenden. Leitet der Gläubiger vorschnell ein gerichtliches Mahnverfahren ein, riskiert er die Geschäftsbeziehung zu seinem Kunden.

Allerdings sollte die dritte Mahnung auch die letzte Mahnung sein. Abhängig von der Höhe der Forderung sollte man sich nicht scheuen, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, wenn der Kunde nicht reagiert. In der Praxis ist es also enorm wichtig, nicht jeder Mahnung gleich ein Gerichtsverfahren nach sich ziehen zu lassen.