Rechnungsfuchs-
Buchhaltungslexikon:

Buchstabe L

Definition - Lohnabrechnung:

Rechnungsfuchs-Buchhaltung-Definitionen

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung ist ein Nachweis darüber, wie viel Geld ein Arbeitnehmer für seine erbrachte Arbeit in einem Monat erhalten hat sowie sich sein Lohn zusammensetzt. Jeder kennt den tabellarischen Beleg am Ende des Monats.

2. Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt? 

Ob der Mitarbeiter am Ende des Monats eine Lohnabrechnung oder eine Gehaltsabrechnung erhält, hängt davon ab, wie er entlohnt wird. Wird ein Arbeitnehmer nach Stunden bezahlt, bekommt er einen Lohn. Ist das Entgelt des Mitarbeiters jedoch eine feste Summe, die er jeden Monat bezieht, unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, bekommt er ein Gehalt ausgezahlt. 

3. Sind Arbeitgeber verpflichtet eine Lohnabrechnung zu erstellen? 

Egal, ob der Mitarbeiter ein Gehalt oder einen Lohn erhält, ist der Arbeitgeber laut Gewerbeordnung dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Entgeltabrechnung auszustellen. 

4. Entgeltabrechnung 

Lohn- und Gehaltsabrechnung werden zusammenfassend als Entgeltabrechnung bezeichnet. Ob es sich dabei um Lohn oder um Gehalt handelt, wird im Hauptteil unter dem Punkt "Bruttobezüge" vermerkt. 


a. Pflichtangaben und gesetzliche Vorgaben
Die Gewerbeordnung schreibt vor, dass bestimmte Mindestangaben in der Entgeltabrechnung gemacht werden müssen. 

Pflichtangaben sind: 

- Name und Adresse des Mitarbeiters
- Abrechnungszeitraum
- Steuerklasse
- ggf. die Konfession
- steuerlich zu berücksichtigende Kinder und sonstige Freibeträge
- Bruttolohn
- ggf. Zulagen für z. B. Sonn- und Feiertagsarbeit oder Nachtdienst, Weihnachts- oder Urlaubsgeld
- Abschlagszahlungen wie etwaige Vorschüsse
- Auflistung aller einbehaltenen Abzüge 
- Auszubezahlender Nettolohn 

b. Aufbau der Lohnabrechnung
Über die Mindestangaben hinaus enthält die Lohnabrechnung meist noch weitere Informationen. Üblicherweise enthält die Abrechnung folgenden Aufbau: 

Kopfteil
Der Kopfteil enthält die persönlichen Daten des Arbeitnehmers.

- Name und Adresse des Arbeitnehmers sowie des Arbeitgebers
- Steuerinformationen und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
- persönliche Informationen wie Eintrittsdatum, Urlaubsanspruch oder zuständige Krankenkasse 
- ggf. die Abteilung, in der der Mitarbeiter tätig ist
- Erstellungsdatum der Lohnabrechnung sowie Abrechnungszeitraum 

Hauptteil
In diesem Teil wird die Lohnberechnung detailliert aufgeschlüsselt. 

- Brutto-Lohn bzw. Brutto-Gehalt
- ggf. Sachbezüge oder geldwerte Vorteile
- ggf. vermögenswirksame Leistungen sowie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge, falls vorhanden
- Kirchensteuerabzug, falls vorhanden
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
- ggf. persönliche Abzüge wie z. B. ein Vorschuss
- mögliche Aufwandsentschädigungen
- Auszahlungsbetrag 

Schlussteil
Der letzte Teil enthält noch einige abschließende Angaben. 

- Kontodaten des Arbeitnehmers
- Gesamtsumme des bisher erhaltenen Lohns im laufenden Jahr
- ggf. ein Hinweis des Arbeitgebers, dass die Abrechnung nach Vorgaben der Gewerbeordnung erstellt wurde (§ 108, Abs. 3, Satz 1)

5. Was passiert, wenn die Lohnabrechnung fehlerhaft ist?

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges Dokument und dient als Steuernachweis. Von daher ist es von äußerster Wichtigkeit, dass die vom Arbeitgeber gemachten Angaben fehlerfrei sind. Doch was passiert, wenn sich doch einmal ein Fehler eingeschlichen hat? Tritt ein Fehler bei dir Berechnung auf, können zu viel oder zu wenig berechnete Steuern innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigiert werden.

Doch das ist meist eine umfangreiche Angelegenheit. Schwerwiegende Folgen kann es haben, wenn Sozialversicherungsbeiträge nicht an die Krankenkasse oder Steuern an das Finanzamt überwiesen werden. Nach drei aufeinander folgenden ausbleibenden Zahlungen kann eine Geld- und sogar eine Freiheitsstrafe verhängt werden. 

6. Bedeutung für die tägliche Praxis und Zusammenfassung 

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges steuerrelevantes Dokument, zu dessen Ausstellung der Arbeitnehmer verpflichtet ist. In der Regel übernimmt das Erstellen der Entgeltabrechnungen die Personalabteilung. In kleineren Betrieben macht das mitunter auch der Chef selbst.

Da die Erstellung eine relativ komplexe Angelegenheit ist, ist es durchaus nicht unüblich, die Arbeit an ein Steuerbüro abzugeben. Grundsätzlich ist die Lohnabrechnung eines der grundlegenden Dinge, die man als Arbeitgeber verstehen muss. Denn anhand der Lohnabrechnung geschieht der Großteil der Kalkulation für die Arbeitnehmer-Vergütung.

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