Definition - Durchlaufende Posten:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was sind durchlaufende Posten?

Als durchlaufende Posten bezeichnet man Geldsummen, die in einem Unternehmen eingehen, aber an Dritte weitergeleitet werden. So wie zum Beispiel die Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abgeführt wird.

Die durchlaufenden Posten gehören weder zu den Betriebseinnahmen noch zu den Betriebsausgaben, da sie nichts mit dem eigentlichen Zweck der Unternehmung zu tun haben. Zudem ist das Unternehmen dazu verpflichtet, diese Summen als durchlaufende Posten in seiner Buchhaltung aufzunehmen und diese weiterzuleiten.

2. Woran erkennt man durchlaufende Posten?

Solche durchlaufenden Posten können entweder im Namen sowie auf Rechnung eines anderen Unternehmens oder aber einer Behörde eingenommen oder auch ausgegeben werden. 

Neben der Umsatzsteuer gibt es noch weitere durchlaufende Posten,
wie zum Beispiel:

- Die einbehaltene Lohnsteuer von Mitarbeitern und deren Sozialversicherungsbeiträge, die an das Finanzamt und an die Krankenkasse weitergeleitet werden.  

- Bei einem Notar der Erhalt einer Zahlung für eine Immobilie, die nach Erfüllung der Vertragsbedingungen an den Veräußerer der Immobilie weitergeleitet wird. 

Berechnet ein Unternehmen seine Betriebsausgaben wie Telefongebühren, Reisekosten oder Porto- und Verpackungskosten an Dritte weiter, zählen diese Einnahmen jedoch nicht zu den durchlaufenden Kosten. 

Zur Verdeutlichung: 

Wenn zum Beispiel ein Malereibetrieb beauftragt wird, ein Haus oder eine Wohnung zu renovieren, besorgt es in der Regel das Material auf seinen Namen und stellt die Kosten hierfür dann seinem Auftraggeber in Rechnung. Es handelt sich nicht um durchlaufende Posten, sondern um Betriebseinnahmen und -ausgaben, da diese nicht im Namen des Auftraggebers erworben werden, sondern dem des Unternehmens. 

3. Wie werden durchlaufende Posten in der Buchhaltung erfasst? 

Da wie bereits festgestellt, durchlaufende Posten weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben darstellen, fällt für sie keine Umsatzsteuer an. Trotzdem müssen die durchlaufenden Posten beim Finanzamt nachgewiesen werden. Damit das Finanzamt die entsprechenden Summen als durchlaufende Posten anerkennt, benötigt es folgende Informationen:

- die Höhe des Geldbetrages
- Eingangs- und Ausgangsdatum der Summe
- Name und Adresse der Person oder des Unternehmens in deren Namen und auf deren Rechnung der Geldbetrag ausgegeben oder eingenommen wurde 
- Grund des durchlaufenden Postens 

a. Einnahmenüberschussrechnung

Da durchlaufende Kosten keine Relevanz für die Gewinnermittlung haben, müssen sie dementsprechend auch nicht in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aufgenommen werden.

b. Bilanz 

In der Bilanz hingegen müssen die durchlaufenden Posten erfasst werden. Die Beträge werden auf einem gesonderten Verrechnungskonto verbucht. D. h., dass die Beträge bei der Bilanzierung auf der Aktivseite sowie auf der Passivseite in gleicher Höhe aktiviert werden müssen. 

4. Bedeutung für die tägliche Praxis und Zusammenfassung 

Durchlaufende Posten haben keine Auswirkung auf das Betriebsergebnis. Jedoch müssen sie in der Buchhaltung als solche erfasst werden. 

Wer nur dazu verpflichtet ist, eine Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen, muss die durchlaufenden Posten nicht in dieser aufnehmen. 

Unternehmen, die jedoch der Bilanzierungspflicht unterliegen, sind dazu verpflichtet, sie in der Bilanz zu verbuchen. Wichtig ist hierbei, dass die Buchungen auf der Aktivseite und auf der Passivseite die gleiche Bezeichnung haben, sodass die Beträge korrekt zugeordnet werden können.

Für die eigene praktische Einordnung als Selbständiger, sollte man sich aber über den Begriff bewusst sein. Denn man muss sich bewusst sein, dass viele Posten nur plus/minus Null sind und keine Auswirkung aufs Ergebnis haben.