Der Rechnungsfuchs-Blog

Rechnungsnummer richtig angeben.

von Darius Mann

Was ist eine Rechnungsnummer?

Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutig und einmalig vergebene Nummer für eine Rechnung. Diese Nummer hat den Sinn der Transparenz in der Buchhaltung. Durch einmalig vergebene Nummern, lassen sich alle vom Unternehmen geschriebenen Rechnungen nachvollziehen. Des Weiteren kann man die Rechnungen so den Zahlungsflüssen (Kontobewegungen) zuordnen.

Dieses System ist ein Grundstein für eine transparente und faire Besteuerung. Außerdem ist es ein organisatorischer Vorteil. Viele Rechnungen haben oft den gleichen Betrag und gleichen Empfänger. Mit einer Rechnungsnummer lässt sich jede Rechnung eindeutig zuordnen.

Worauf muss ich bei der Rechnungsnummer achten?

Die Grundlage für die Rechnungsnummer finden Sie im Umsatzsteuergesetz §14 Ausstellung von Rechnungen. Dort ist die Einzigartigkeit einer Rechnungsnummer geregelt. Nicht geregelt ist jedoch eine genaue Form der Rechnungsnummer.

Sie sind deswegen frei in der Wahl der Form Ihrer Rechnungsnummern.  Sie können eine einfache oder mehr komplexe Syntax wählen. Das ist Ihnen überlassen. Wichtig ist, dass die Rechnungsnummer nachvollziehbar und transparent aufgebaut ist.

Beispiele für eine Rechnungsnummer

Hier finden Sie 3 Beispiele für den Aufbau einer Rechnungsnummer:

Beispiel A: RECHNUNG-001
Beispiel B: RECHNUNG-2022-001
Beispiel C: RE-01-03-2022-01

Das Beispiel A ist die einfachste Möglichkeit die Rechnungsnummer anzugeben. Man nimmt ein Wort (oder nur Buchstaben wie z.B. RE) und fügt eine fortlaufende Nummer hinzu. Für die einheitliche Länge der Nummer gibt man die Nullen mit an. Es gibt aber keine Unterscheidung zwischen den Jahren.

Das Beispiel B ist auch sehr simpel. Neben dem Wort und der fortlaufenden Nummer der Rechnung findet sich noch zusätzlich das Jahr des Ausstellungsdatums. So kriegt man eine Übersicht zwischen Jahren. Es gibt aber keine Übersicht auf der Monatsebene oder Tagesebene.

Das Beispiel C ist relativ komplexer. Es findet sich das taggenaue Ausstellungsdatum neben der vergebenen Nummer und einer Buchstabenbezeichnung für die Rechnung. So können sie viele Rechnungen taggenaue voneinander unterscheiden. Allerdings ist diese Form ziemlich lang und nicht gleich ersichtlich.

Rechnungsnummer auf der Rechnung angeben

Es gibt keine vorgegebene Stelle, wo Sie die Rechnungsnummer auf der Rechnung genau angeben müssen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit können Sie die Rechnungsnummer in der Nähe des Datums führen.

Im Rechnungsfuchs Rechnungsgenerator finden Sie die Rechnungsnummer oben rechts. Sie können die von Ihnen bevorzugte Syntax angeben.  Das steht Ihnen frei zur Auswahl. Die Rechnungsnummer ist eine Pflichtanagabe

Unterschied zwischen Belegnummer und Rechnungsnummer

Nicht verwechseln dürfen Sie die internen Belegnummern und Rechnungsnummern. Für die Buchungen von Transaktionen und Zuordnung von Belegen zu Zahlungsflüssen, arbeitet man mit Belegnummern. Das ist ein internes System für eine interne organisatorische Zuordnung.

Die Rechnungsnummer ist eine extern gerichtete Nummer. Diese Nummer ist wichtig im Falle einer Steuerprüfung. Denn nur durch ein sauber aufgesetztes System der Rechnungsnummern lässt sich Ihre Buchhaltung transparent nachvollziehen.