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Aufbewahrungsfristen Personalakten - Daten richtig DSGVO-konform speichern.

von Darius Mann

Als Unternehmer ist es wichtig, die Mitarbeiterdaten richtig zu speichern und die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Denn eine unzureichende Datenspeicherung kann sowohl rechtliche als auch finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. In diesem Artikel werden wir uns mit den wichtigsten Aspekten der Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten befassen und Ihnen zeigen, worauf Sie als Unternehmer achten sollten.

Grundlagen der Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen von Personalakten und Mitarbeiterdaten sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen geregelt. Hierzu gehören das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Sozialgesetzbuch (SGB) sowie verschiedene tarifvertragliche Bestimmungen. Die Fristen können je nach Art der Daten und der Gesetzesgrundlage unterschiedlich ausfallen. In der Regel bewegen sich die Fristen zwischen zwei und zehn Jahren.

Welche Mitarbeiterdaten müssen aufbewahrt werden?

Unternehmer müssen alle Mitarbeiterdaten aufbewahren, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses relevant sind. Hierzu gehören zum Beispiel der Arbeitsvertrag, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiten, Urlaubstage, Krankheitstage sowie eventuelle Abmahnungen oder Kündigungen. Auch Bewerbungsunterlagen dürfen aufbewahrt werden, sofern der Bewerber hierin ausdrücklich eingewilligt hat.

Wie sollten die Mitarbeiterdaten aufbewahrt werden?

Mitarbeiterdaten sollten DSGVO-konform gespeichert werden, das bedeutet, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt und nur von autorisierten Personen eingesehen werden können. Die Daten sollten zudem in einer strukturierten Form gespeichert werden, um einen schnellen Zugriff und eine einfache Aktualisierung zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, die Daten elektronisch zu speichern und regelmäßige Datensicherungen durchzuführen.

Was geschieht nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Mitarbeiterdaten gelöscht oder vernichtet werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Daten so gelöscht werden, dass sie nicht mehr wiederhergestellt werden können. Auch bei der Vernichtung von Papierunterlagen sollten Unternehmen darauf achten, dass die Daten nicht mehr lesbar sind. Eine Ausnahme von der Löschungspflicht kann bei bestimmten Daten, wie zum Beispiel Arbeitszeugnissen, bestehen.

Zusammenfassung

Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen können rechtliche und finanzielle Konsequenzen drohen. So kann beispielsweise ein Bußgeldverfahren eingeleitet werden oder es kann zu Schadensersatzforderungen kommen. Auch das Ansehen des Unternehmens kann durch einen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geschädigt werden.

Die korrekte Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten ist ein wichtiges Thema für jeden Unternehmer. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie eine DSGVO-konforme Datenspeicherung sind dabei unerlässlich. Unternehmer sollten daher sicherstellen, dass sie die Aufbewahrungsfristen für Personalakten und Mitarbeiterdaten kennen und diese einhalten. Eine strukturierte und sichere Speicherung der Daten ist ebenso wichtig wie die regelmäßige Durchführung von Datensicherungen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Daten ordnungsgemäß gelöscht oder vernichtet werden, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden. Unternehmen sollten sich daher bewusst sein, dass eine unzureichende Datenspeicherung sowohl das Ansehen als auch die finanzielle Stabilität des Unternehmens beeinträchtigen kann.

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