Der Rechnungsfuchs-Blog

Bewirtungsbeleg - 
Worauf müssen Selbständige achten?

von Darius Mann

Als Selbstständiger ist es wichtig, alle Ausgaben genau zu dokumentieren, um sie gegenüber dem Finanzamt geltend machen zu können. Eine davon sind Bewirtungskosten, die in bestimmten Fällen als Werbungskosten geltend gemacht werden können. Hierbei ist es jedoch wichtig, die Regeln zu kennen und den Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß auszufüllen.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Bewirtungsbelege sind für Selbstständige von großer Bedeutung, da sie als Nachweis für die Kosten einer Bewirtung dienen. Sie werden verwendet, um geschäftliche Aufwendungen von privaten Aufwendungen zu trennen und zu dokumentieren, um sie gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können.

Ein Bewirtungsbeleg muss bestimmte Informationen enthalten, um als gültiger Nachweis anerkannt zu werden. Dazu gehören:

1. Datum: Das Datum der Bewirtung muss auf dem Beleg vermerkt werden.

2. Art der Bewirtung: Die Art der Bewirtung, zum Beispiel ein Geschäftsessen, muss angegeben werden.

3. Anzahl der bewirteten Personen: Die Anzahl der beteiligten Personen muss auf dem Beleg vermerkt werden.

4. Kostenbetrag: Der Kostenbetrag für die Bewirtung muss auf dem Beleg angegeben werden, inklusive aller anfallenden Kosten wie z.B. Essen, Trinken, Bedienung etc.

5. Grund für die Bewirtung: Der Grund für die Bewirtung, zum Beispiel ein Geschäftstreffen oder ein Kundentreffen, muss auf dem Beleg vermerkt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Bewirtungsbeleg ein gültiger Nachweis sein muss, um als Werbungskosten geltend gemacht werden zu können. Daher sollten Selbstständige sicherstellen, dass alle relevanten Informationen auf dem Beleg vermerkt sind.

Wer benötigt einen Bewirtungsbeleg?

Als Selbstständiger kann man Bewirtungskosten nur geltend machen, wenn diese im Rahmen einer Geschäftsbesorgung angetreten wurden. Dies bedeutet, dass man Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter bewirtet hat, um geschäftliche Ziele zu erreichen oder Geschäftsbeziehungen zu pflegen.

Worauf müssen Selbstständige bei der Ausfüllung des Bewirtungsbelegs achten?

Um die Bewirtungskosten geltend machen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. So dürfen die Kosten beispielsweise nicht überhöht sein und die Bewirtung muss zweckmäßig sein. Außerdem muss der Bewirtungsbeleg vollständig ausgefüllt und mit einer Quittung oder einem Beleg versehen sein.

Was ist bei der Aufbewahrung des Bewirtungsbelegs zu beachten?

Es ist wichtig, dass alle Bewirtungsbelege für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden, um sie gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Hierbei gibt es mehrere Möglichkeiten, die Belege aufzubewahren, wie zum Beispiel:

1. Papierform: Hierbei werden die Belege in einem Ordner oder einer Mappe sorgfältig abgelegt und sortiert.
2. Digitale Form: Die Belege können auch in elektronischer Form aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System oder auf einem externen Datenträger.
3. Cloud-Speicherung: Eine weitere Möglichkeit ist die Speicherung der Belege in der Cloud, zum Beispiel in einem Online-Drive wie Google Drive oder Dropbox.

Es ist wichtig zu beachten, dass bei digitaler Aufbewahrung sichergestellt sein muss, dass die Belege jederzeit abrufbar und geschützt vor Verlust oder Beschädigung sind.

Zusammenfassung

Zusammenfassend ist es wichtig, dass Selbstständige alle Bewirtungsbelege für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahren, um sie gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Belege aufzubewahren, wie in Papier- oder digitaler Form, und es ist wichtig, dass sie sorgfältig und jederzeit abrufbar aufbewahrt werden.

Probieren Sie kostenlos den Rechnungsfuchs Rechnungsgenerator und weitere Tools rund um die Rechnungsstellung für Selbständige aus