Definition - ZUGFeRD:

Darius Mann, Wirtschaftsinformatiker

1. Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, hat zusammen mit Ministerien, Unternehmen sowie Verbänden das Format ZUGFeRD entwickelt.

Das Ziel von ZUGFeRD ist es, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen. So können elektronische Rechnungen schnell und unkompliziert versendet und empfangen werden. Die automatische Rechnungsverarbeitung soll nicht nur effektiver vonstattengehen, sondern außerdem auch Kosten, wie zum Beispiel für Porto, einsparen.

Das Format zur elektronischen Rechnungstellung steht Unternehmen, aber auch der öffentlichen Verwaltung zur freien Verfügung.

2. Was ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland wurde von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) gegründet. 

Das FeRD dient auf nationaler Ebene als Podium zum Austausch über die elektronische Rechnungslegung. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat das ZUGFeRD-Format entwickelt und fördert außerdem dessen Anwendung. 

3. Wie funktioniert ZUGFeRD?

Gemäß europäischer Richtlinie wird bei ZUGFeRD maschinenlesbares UN/CEFACT XML in menschenlesbare PDF-Dateien eingebettet. Das heißt, dass das Format zum Austausch strukturierter Daten aus einer PDF-Datei besteht, in der eine XML-Datei integriert ist. 

Bereits im Jahr 2014 wurde das Rechnungsformat von FeRD veröffentlicht. Seitdem sind immer wieder Updates durchgeführt worden. Im Juli 2020 erfolgte ein Update, bei welchem das Format durch ein Profil für X-Rechnungen ergänzt wurde. Sinn des Updates war, dass Rechnungen, die via ZUGFeRD erstellt werden, nun als XML-Datei verschickt und hochgeladen werden können. Die PDF-Datei entfällt somit. 

ZUGFeRD ist konform mit den europäischen Vorgaben zur elektronischen Rechnungslegung sowie denen der öffentlichen Verwaltung und dem deutschen E-Rechnungsgesetz. 

4. Welche ZUGFeRD-Profile gibt es? 

ZUGFeRD 2.1.1 ist die aktuelle Version des Dateiformates, das sechs verschiedene Profile umfasst. Jedes dieser ZUGFeRD-Profile verfügt über einen eigenen Informationsgehalt. Die sechs Profile sind:

- Minimum
- Basic WL
- Basic
- EN 16931 (ehemals Comfort)
- Extended
- X-Rechnung

Die Profile Basic und Minimum gelten in Deutschland laut Umsatzsteuergesetz nicht als anerkannte Rechnungen. 

5. Bedeutung für die tägliche Praxis und Zusammenfassung 

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein Dateiformat zur elektronischen Rechnungstellung. Das Format enthält sechs verschiedene Profile. Davon werden aber nur vier als gültige Rechnung anerkannt.

Die ZUGFeRD-Rechnung beinhaltet eine visuelle Darstellung im PDF/A-3 Format, die von Menschen lesbar ist, sowie für Maschinen lesbare XML-Daten. Die XML-Daten werden als Anhang der PDF-Datei angefügt, sodass diese als Container für beide Darstellungen fungiert. 

Die elektronische Rechnungslegung mittels ZUGFeRD gilt als konform zu den Vorgaben der Europäischen Union. Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, dass Rechnungen nur elektronisch versandt werden dürfen, wenn der Empfänger dem zustimmt.

Langfristig ist davon aber auszugehen, dass elektronische Rechnungen der absolute Standart im Geschäftsleben sein werden. Der Rechnungsfuchs ist für Sie da, um Sie genau dabei kompetent zu unterstützen.